회사 자료를 찾아 근거를 확인한 뒤 답하게 하는 방식을 살펴봅니다. 별도로 수행할 미션은 아닙니다.
RAG란 무엇일까요?
RAG(Retrieval-Augmented Generation)는 ‘검색 증강 생성’이라는 뜻입니다. 쉽게 말하면 AI가 답하기 전에 필요한 자료를 찾아보고, 그 근거를 바탕으로 답을 만드는 방식입니다.
업무 매뉴얼을 펼쳐놓고 답하는 AI를 떠올려보세요.
“보통은 이렇게 합니다”에서 그치지 않고, “이 자료의 이 기준에 따르면 이렇게 안내할 수 있습니다”라고 답하게 하는 것입니다.
왜 필요할까요?
AI가 일반적으로 아는 내용만으로는 우리 회사의 제품 정보, 내부 절차, 최근 결정 사항을 알기 어렵습니다. 이때 필요한 자료를 연결해두면 질문과 관련된 근거를 찾아 답하는 데 활용할 수 있습니다.
어떻게 답을 만들까요?
1.
찾기: 질문에 맞는 내용을 제품 자료·매뉴얼·회의록 등에서 찾습니다.
2.
참고하기: 찾은 내용을 질문과 함께 AI에 전달합니다.
3.
답하기: 그 내용을 바탕으로 설명·비교·회신 초안을 만듭니다.
예를 들어 고객이 제품 보관 방법을 물으면, 제품 자료에서 관련 기준을 찾고 그 내용을 고객이 이해하기 쉽게 풀어 답합니다.
자료를 참고하면 무엇이 달라질까요?
•
제품을 설명할 때: 일반적인 특징 대신 제공한 제품 자료의 정보를 확인할 수 있습니다.
•
절차를 안내할 때: 우리 회사 매뉴얼의 기준과 준비할 내용을 찾을 수 있습니다.
•
회의를 준비할 때: 이전 회의록의 결정 사항과 미결 사항을 찾아 연결할 수 있습니다.
자료를 AI에게 새로 외우게 하는 것보다, 답할 때 찾아볼 근거를 제공하는 방식으로 이해하면 됩니다.
파일을 첨부했다고 모두 같은 RAG 방식으로 처리되는 것은 아닙니다. 아래 예시는 자료에서 근거를 찾아 답하게 하는 요청 방식이며, 실제 검색·참조 방식은 서비스에 따라 다릅니다.
내 업무에서는 언제 쓰면 좋을까요?
아래는 대상주식회사의 업무를 가정한 교육용 상황입니다. 실제 내부 규정이나 제품 정보를 뜻하지 않습니다. 필요한 자료를 첨부하거나, 사용 권한이 있는 자료 검색 기능에 연결한 뒤 요청합니다.
1. 고객 대응 — 문의 메일에 답하기
상황: 고객이 처리 가능 여부와 일정을 물어봅니다.
참고할 자료: 고객 문의 메일·최신 응대 매뉴얼
1.
고객이 궁금해하는 내용을 파악합니다.
2.
회사 응대 매뉴얼에서 관련 기준을 찾습니다.
3.
확인한 기준으로 회신을 쓰고, 자료에 없는 내용은 담당자에게 확인합니다.
예를 들어 고객이 처리 가능 여부와 일정을 물었다면, AI가 임의로 약속하지 않도록 응대 매뉴얼의 관련 기준을 함께 확인합니다.
이렇게 요청할 수 있습니다
대상주식회사 고객 문의에 회신하려고 해.
첨부한 응대 매뉴얼에서 관련 기준을 찾아 회신 초안을 써줘.
근거가 된 부분을 보여주고, 자료에 없는 내용은 확인 필요로 남겨줘.
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2. 영업 — 거래처에 맞는 제품 설명 준비
상황: 거래처가 제품별 차이를 물어보는데, 자료 여러 개에서 관련 정보를 찾아야 합니다.
참고할 자료: 제품 소개서·규격서·고객의 질문
대상주식회사 제품 소개서에서 고객의 질문과 관련된 내용을 찾아줘.
제품별 차이와 고객에게 설명할 문장을 정리해줘.
근거 위치를 표시하고, 확인되지 않은 특징은 넣지 마.
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3. 연구·R&D — 이전 검토에서 무엇을 확인했는지 찾기
상황: 새로운 검토를 시작하기 전에, 비슷한 주제를 다룬 과거 보고서를 찾아보려 합니다.
참고할 자료: 과거 검토 보고서·시험 결과 요약·이번 검토 주제
첨부한 연구·검토 자료에서 [이번 주제]와 관련된 결과를 찾아줘.
확인된 내용과 아직 남은 질문을 구분해줘.
자료별 시험 조건이 다르면 함께 표시해줘.
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4. 생산·품질 — 업무 기준과 과거 조치 확인
상황: 점검 중 생긴 질문에 답하기 위해 표준서와 유사한 조치 기록을 함께 보려 합니다.
참고할 자료: 작업 표준서·점검 기준·과거 조치 기록
첨부한 표준서와 조치 기록에서 [확인할 항목]의 기준을 찾아줘.
관련된 과거 조치와 이번에 확인할 내용을 정리해줘.
문서의 개정일과 근거 위치를 보여줘.
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5. 구매·SCM·물류 — 납품 조건의 차이 확인
상황: 협력사 자료에 흩어진 납품 조건을 비교하고, 추가로 물어볼 내용을 정리하려 합니다.
참고할 자료: 제안서·납품 조건서·확정된 협의 메모
첨부한 협력사 자료에서 납품 일정·최소 주문량·배송 조건을 찾아 비교해줘.
자료에 없는 조건이나 서로 다른 내용은 확인할 질문으로 정리해줘.
각 조건의 근거 자료를 표시해줘.
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6. 마케팅·상품기획 — 고객 의견의 근거 찾기
상황: 기획 회의에서 고객이 무엇을 불편해했는지 실제 의견을 근거로 설명하려 합니다.
참고할 자료: 고객 인터뷰 기록·사용 후기·VOC 요약
첨부한 고객 의견에서 [관심 주제]와 관련된 내용을 찾아줘.
반복된 의견과 다른 의견을 나누고 대표 문장과 출처를 보여줘.
이 자료만으로 전체 고객의 생각이라고 일반화하지 마.
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7. 경영지원·IT — 자주 받는 절차 질문에 답하기
상황: 같은 신청·처리 절차에 대한 질문이 반복돼, 매뉴얼에 맞춰 쉽게 안내하려 합니다.
참고할 자료: 업무 매뉴얼·신청 안내·FAQ
첨부한 대상주식회사 업무 안내에서 [질문]에 해당하는 기준을 찾아줘.
신청 순서와 준비할 자료를 쉽게 설명해줘.
안내에 없는 예외나 승인 조건은 확인 필요로 남겨줘.
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8. 공통 업무 — 지난 회의의 결정과 후속 과제 찾기
상황: 여러 회의록을 다시 읽으며 다음 회의에서 무엇을 확인할지 정리해야 합니다.
참고할 자료: 이전 회의록·후속 업무 기록
첨부한 회의록에서 [안건]의 결정 사항과 아직 남은 일을 찾아줘.
담당자·기한은 기록에 있는 내용만 쓰고, 서로 다른 기록은 표시해줘.
다음 회의에서 확인할 질문을 정리해줘.
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자료를 넣을 때 함께 챙길 것
•
맞는 자료인가: 질문에 필요한 내용이 실제로 들어 있는지 확인합니다.
•
최신 기준인가: 문서의 개정일·적용 범위를 확인하고, 서로 다른 버전은 구분합니다.
•
근거가 보이는가: 답변에 문서명과 페이지·항목 등 확인할 위치를 요청합니다.
•
없는 것은 표시하는가: 자료에 없는 내용이나 충돌하는 기준은 확인할 질문으로 남깁니다.
사용 전에 확인할 것
•
회사에서 허용한 도구와 자료를 사용합니다.
•
매뉴얼의 개정일과 적용 범위를 확인합니다.
•
근거가 붙어 있어도 최종 회신의 조건·일정은 직접 대조합니다.
러닝 포인트 — 자료를 참고하게 하는 것과 답이 정확한 것은 다릅니다. 어떤 자료의 어느 기준으로 답했는지 확인하세요.
